Generale

Sezione che raccoglie i dati anagrafici necessari per la corretta compilazione del protocollo.
Per ogni numero di protocollo il sistema richiede di inserire obbligatoriamente un:

Mezzo di ricezione
Specifica la tipologia di mezzo di comunicazione scelta dal mittente per contattare l'organizzazione (es. Raccomandata, Pec, Fax, Corriere etc.)

Oggetto
Specifica sinteticamente il motivo per il quale il mittente ha contattato l'organizzazione (es. Proposta di collaborazione, etc.)

Tipo documento
Descrive la tipologia di proposta ricevuta alla quale appartiene la documentazione ricevuta dall'organizzazione (es. Lettera, Offerta, Ordine etc.)

Il sistema prevede opzionalmente di inserire delle note, un mittente e un riferimento.
Se il riferimento scelto è stato già protocollato è consigliabile inserire anche il protocollo di riferimento per ottenere una consultazione più veloce delle informazioni ricercate.

Affidatari

Il sistema permette di trasmettere l'anagrafica opportunamente protocollata ai vari settori aziendali competenti che si occuperanno di lavorare la richiesta contenuta nel protocollo.
Ad esempio per ogni richiesta ferie protocollata, il sistema trasmetterà tale richiesta all'ufficio addetto alla lavorazione di tale richiesta (es. Capo del personale, Ufficio Risorse Umane etc.)

Documento

La sezione documento permette di allegare il file principale al protocollo in modo tale da poter comunicare, quando necessario, anche la copia originale cartacea delle comunicazioni scritte ricevute.
Ad esempio per ogni fattura ricevuta sarà possibile allegare copia scannerizzata del cartaceo originale di tale fattura.

Allegati

La sezione allegati permette al sistema di affrancare tutti i documenti facoltativi ma potenzialmente necessari per una più esaustiva compilazione dell'anagrafica da protocollare.
Ad esempio per un invito ad un convegno ricevuto, la sezione allegati permetterà al destinario di ricevere in allegato anche il programma stesso del convegno.