Generale

Sezione che raccoglie i dati anagrafici necessari per la corretta compilazione del protocollo.
Per ogni numero di protocollo il sistema richiede di inserire obbligatoriamente un:

Oggetto
Specifica sinteticamente il motivo per il quale l'organizzazione ha contattato il destinatario (es. Proposta di collaborazione, etc.)

Tipo documento
Descrive la tipologia di proposta alla quale appartiene la documentazione inviata dall'organizzazione (es. Lettera, Offerta, Ordine etc.)

Il sistema prevede opzionalmente di inserire delle Note e un Riferimento.
Se il riferimento scelto è stato già protocollato è consigliabile inserire anche il protocollo di riferimento per ottenere una consultazione più veloce delle informazioni ricercate.

Destinatari

Il sistema permette di selezionare i destinari che riceveranno la comunicazione inviata.
Per ogni destinatario il sistema permette di specificare:

Riferimento
Il soggetto che nello specifico riceverà la documentazione inviata dall'organizzazione
Email
personale o aziendale del destinatario
Fax
personale o aziendale del destinatario
Indirizzo
personale o aziendale del destinatario
Cap
di appartenenza della città dove risiede il destinatario del messaggio
Città
dove risiede il destinatario del messaggio
Note
Necessarie per la corretta identificazione dell'ubicazione del destinatario. (Piano, Ufficio di competenza etc.)

Documento

La sezione documento permette di allegare il file principale al protocollo in modo tale da poter comunicare, quando necessario, anche la copia originale cartacea delle comunicazioni scritte inviate.
Ad esempio per ogni fattura inviata sarà possibile allegare copia scannerizzata del cartaceo originale di tale fattura.

Allegati

La sezione allegati permette al sistema di affrancare tutti i documenti facoltativi ma potenzialmente necessari per una più esaustiva compilazione dell'anagrafica da protocollare.
Ad esempio per un invito ad un convegno inviato, la sezione allegati permetterà al mittente di allegare il programma stesso del convegno.